Privacy & Compliance

Hoe wij omgaan met de data van je bellers

Gewone mensen bellen jouw nummer. Ze lezen geen privacybeleid — ze bellen gewoon. Hieronder lees je precies wat er met hun gespreksdata gebeurt, welke partijen erbij betrokken zijn, en welke keuzes jij hebt.

De verwerkingsketen

Dit is wat er technisch gebeurt als iemand jouw NeemtOp-nummer belt.

Inkomend gesprek

Een beller belt jouw NeemtOp-nummer. De oproep komt binnen via het telecomnetwerk en wordt gerouteerd naar ons platform op servers in Neurenberg (Duitsland).

Toestemmingscontrole (optioneel)

Als je de toestemmingsstap hebt ingeschakeld, hoort de beller eerst een melding en drukt op 1 om akkoord te gaan. Tot dat moment wordt er geen audio verwerkt, geen AI ingeschakeld en niks opgenomen. Drukt de beller op 2 of reageert niet? Dan stopt het gesprek — er is geen data verwerkt.

Spraak naar tekst

De audio wordt real-time omgezet naar tekst door een Speech-to-Text provider. Welke provider dat is hangt af van jouw configuratie — standaard gebruiken we gerenommeerde partijen, op aanvraag schakelen we over naar een volledig Europese provider.

AI-verwerking

De transcriptie wordt verwerkt door een taalmodel dat getraind is op jouw bedrijfsinformatie. Het genereert een passend antwoord op basis van je FAQ's, bedrijfsregels en gesprekscontext. Ook hier geldt: standaard gebruiken we beproefde modellen, op aanvraag schakelen we naar een EU-gevestigde LLM-provider voor 100% EU-verwerking.

Tekst naar spraak

Het antwoord wordt omgezet naar natuurlijke spraak en teruggestuurd naar de beller. Bij de EU-stack draait Text-to-Speech lokaal op onze eigen servers in Neurenberg — geen externe API-call nodig.

Opslag & rapportage

Na het gesprek ontvang je een samenvatting. Transcripties, opnames en samenvattingen worden opgeslagen op onze servers in Neurenberg. Heb je GDPR-modus ingeschakeld? Dan wordt er niks opgeslagen — alleen metadata voor facturatie.

Privacy-functies

Twee ingebouwde features waarmee je als klant controle houdt over wat er met gespreksdata gebeurt. Beide zijn optioneel en configureerbaar per assistent.

Toestemmingscontrole

De beller hoort een korte melding en drukt op 1 om akkoord te gaan. Tot dat moment: geen audio verwerkt, geen AI, geen opname. Bij weigering (toets 2) of geen reactie stopt het gesprek direct.

Optioneel — in te schakelen per assistent

Meldingstekst volledig aanpasbaar (in het Nederlands)

Geldt voor inkomende telefoongesprekken

GDPR-modus

Het gesprek verloopt normaal, maar achteraf wordt er niks opgeslagen: geen transcript, geen opname, geen samenvatting. Alleen metadata (duur, tijdstempel) voor facturatie.

Optioneel — in te schakelen per assistent

Ook dynamisch per gesprek instelbaar

Combineerbaar met toestemmingscontrole

Beide features zijn onafhankelijk van elkaar in te schakelen. In combinatie bieden ze maximale bescherming: de beller geeft actief toestemming, en er wordt achteraf niks bewaard.

Subverwerkers

Afhankelijk van jouw configuratie zijn dit de partijen die betrokken zijn bij de verwerking van gespreksdata. Welke combinatie voor jou het beste past bespreken we in een persoonlijk gesprek.

Standaard configuratie

Mix van internationale en Europese partijen

Component	Provider	Locatie	EU
Platform	Flireo B.V.	Neurenberg, Duitsland
Hosting	Duitse hostingprovider	Neurenberg, Duitsland
Spraak-naar-tekst	STT-provider	VS / Frankrijk	deels
Taalmodel	LLM-provider	VS / Europa	deels
Tekst-naar-spraak	TTS-provider / lokaal	VS / Neurenberg, DE	deels
Website	CDN-provider	Edge (EU-nodes)	deels

100% EU-stack (op aanvraag)

Alle partijen EU-gevestigd, data verlaat de EU niet

Component	Provider	Locatie	Vestiging
Platform & TTS	Flireo B.V.	Neurenberg, Duitsland	Nederland 🇳🇱
Hosting	Duitse hostingprovider	Neurenberg, Duitsland	Duitsland 🇩🇪
Spraak-naar-tekst	Franse STT-provider	EU-West (Frankrijk)	Frankrijk 🇫🇷
Taalmodel	Frans AI-bedrijf	Europa	Frankrijk 🇫🇷

Alle providers in de EU-stack zijn EU-gevestigde bedrijven en vallen niet onder buitenlandse wetgeving zoals de US CLOUD Act. Geen Standard Contractual Clauses (SCC's) nodig.

Bewaartermijnen

Hoe lang gespreksdata wordt bewaard. Je kunt op elk moment om eerdere verwijdering vragen.

Data	Bewaartermijn	Opmerking
Gespreksopnames	90 dagen (standaard)	Niet opgeslagen in GDPR-modus
Transcripties	90 dagen (standaard)	Niet opgeslagen in GDPR-modus
Gesprekssamenvattingen	90 dagen (standaard)	Niet gegenereerd in GDPR-modus
Metadata (duur, tijdstempel)	2 jaar	Altijd opgeslagen (facturatie)
Facturatiegegevens	7 jaar	Wettelijke bewaarplicht

Verwerkingsovereenkomst (GVO)

Op aanvraag stellen we een GVO op tussen jou en NeemtOp. Hierin leggen we vast welke gegevens worden verwerkt, voor welk doel, hoe lang ze worden bewaard, en welke beveiligingsmaatregelen we treffen. We hebben daarnaast een verwerkingsovereenkomst met elke subverwerker in de keten.

GVO aanvragen

Juridische entiteit

NeemtOp is een dienst van Flireo B.V. Voor de verwerking van gespreksdata treedt Flireo B.V. op als verwerker (data processor). Jij als klant bent de verwerkingsverantwoordelijke (data controller) voor de gespreksdata van jouw bellers.

Bedrijfsnaam

Flireo B.V.

Rechtsvorm

Besloten Vennootschap (BV)

KvK

92548806

Vestiging

Leeuwenbrug 89A, 7411 TH Deventer

Verdieping

De volledige compliance-documentatie — van EU AI Act tot sub-verwerkers en security. Alles toegankelijk en verifieerbaar.

Vragen over compliance?

We leggen graag in een persoonlijk gesprek uit hoe de verwerkingsketen eruitziet voor jouw specifieke situatie.

Plan een gesprek